Как успевать жить, или Самый дефицитный ресурс

Многим знакома поговорка «Точность — вежливость королей». 
Однако мало кто знает ее продолжение. Полностью это высказывание звучит так: «Точность — вежливость королей и долг всех добрых людей». Эта мысль принадлежит французскому монарху Людовику XIV. 
Она прозвучала в эпоху, когда этикет — как внешние формы обхождения — развивался в Европе особенно бурно.

Точность, пунктуальность, умение обращаться со своим временем и уважать время других людей — все эти качества издавна ценились в человеческом взаимодействии.

В наши дни в деловой среде, в ситуации интенсификации делового общения, ускорения бизнес-процессов, огромных скоростей умение делового человека управлять временем — едва ли не важнейший деловой навык.

«И куда только ушло мое время?», «Рабочий день пролетел, а ничего не сделано!», «Как дни бегут!», «Я ничего не успеваю» — раздаются стоны многих деловых людей. Бремя рабочей нагрузки и стрессовые ситуации давят все сильнее. Подавляющее число людей, действующих в деловой сфере, рано или поздно всерьез задумываются: как стать более эффективным? Как работать меньше, а делать больше? Как сделать реальностью поговорку: «Не всё в своё время, а всё — в мое время!»

Почему это важно — уметь управлять своим временем? Прежде всего, потому, что время — это самый ценный капитал и самый дефицитный ресурс человека. Время похоже на здоровье — это и важнейшее богатство и одновременно самая большая проблема. Если не можешь управлять временем, то не получится управлять ничем и никем другим.

Прочувствуй значение и ценность времени, искренне ответив на вопросы:

1. Хватает ли тебе времени?
2. Что означает для тебя время?
3. Как ты обращаешься со своим временем?
4. Сколько времени у тебя осталось?

Твои размышления над вопросами и ответами проливают свет на твои отношения со своим временем. Доволен ли ты в целом своими ответами? Какой вопрос произвел на тебя самое сильное впечатление? Сейчас ты сделал первый шаг на пути управления своим временем.

«Поглотители времени» делового человека

Чтобы управлять своим временем, полезно для начала познакомиться с «поглотителями» времени современного делового человека. Их называет Л. Зайверт в своей книге «Ваше время — в Ваших руках».

Внимательно изучи список и выяви свои личные поглотители:

1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система информации по проблемам твоей профессиональной деятельности.
9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Теперь ты знаешь «поглотители» твоего времени в лицо. Проанализируй их и наметь, как побороться с ними. Заполни, например, такую таблицу:

Работая со списком «поглотителей» времени, ты наверняка заметил, что многие из них связаны с культурой делового общения, в целом, и правилами делового этикета, в частности. Прокомментируем некоторые «поглотители» в аспекте делового этикета.

«Поглотитель» времени — нечеткая постановка цели. К примеру, если деловой человек нечетко ставит цель деловой встречи или отправляется на деловые переговоры, исходя из логики: «Буду действовать по ходу дела, как получится», то вероятность успеха деловой коммуникации и корректного отстаивания своих деловых интересов резко снижается. К тому же, если деловой человек не продумывает свою цель, т.е. не выстраивает образ будущего результата, то, скорее всего, он потратит свое рабочее время впустую и «разбазарит» время своего делового партнера. А ведь представление о том, что «время — деньги» в любой бизнес-культуре в наши дни является аксиомой.

«Поглотитель» времени — личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. Кое-как организованное деловое пространство письменного стола, кабинета, хаос в документации, изнурительные поиски деловых бумаг говорят окружающим о легкомыслии и безответственности. Подобные качества никак не сочетаются с профессионализмом и деловым успехом. Хорошо известно, что идеальный порядок на столе, в портфеле, подготовленные деловые бумаги перед назначенной встречей свидетельствуют об уважении к партнеру, способствуют налаживанию контакта и созданию климата доверия.

«Поглотитель» времени — отрывающие от дел телефонные звонки. 
Каждому из нас, безусловно, знакома ситуация, когда во время деловых бесед, встреч, переговоров, как гром среди ясного неба, звонит телефон. Причем, обычно это происходит в самый неподходящий момент — предъявления аргументов, принятия решения или серьезных раздумий. Что делать: отвечать на звонок, игнорировать звонок, изображая, что ничего не случилось, сердиться или демонстративно отключить телефон? В деловом телефонном этикете существует строгое правило: во время деловой коммуникации лицом к лицу телефон следует отключать (или попросить секретаря временно не соединять тебя ни с кем). Если сделать это по какой-то причине не возможно, например, ты ждешь важного звонка, то необходимо заранее предупредить об этом своего партнера. Если же специфика твоей работы включает такие ситуации, что ты лично общаешься с посетителями, начальством, коллегами, подчиненными и в то же время, тебе могут звонить, то, запомни следующее.

Когда твою очную беседу с кем-либо прерывает телефонный звонок, 
то возможны варианты:

1. Извинись перед партнером, сними трубку и попроси звонящего подождать у телефона, объяснив ситуацию. Обязательно скажи, сколько минут придется ждать и спроси есть ли у звонящего такая возможность.
2. Извинись перед партнером, сними телефонную трубку и попроси звонящего перезвонить позже, объяснив ситуацию. Обязательно скажи, через сколько времени ты будешь готов говорить.
3. Извинись перед партнером, сними телефонную трубку, объясни звонящему, почему ты не можешь поговорить сейчас, запиши телефон звонящего и перезвони сам, когда закончишь личную беседу.
4. Извинись перед партнером, сними телефонную трубку и только в самом крайнем случае, проведи деловую беседу по телефону, причем, предельно кратко.

Помни, что этикет предписывает не прерывать личную беседу с человеком телефонными разговорами. Когда партнер, которого ты принимаешь, видит, что во время беседы с ним, ты откладываешь другие дела, это позволяет ему почувствовать свои значимость и твое уважительное отношение к нему.

«Поглотитель» времени — затяжные совещания. Это настоящий бич современных организаций. Подавляющее большинство менеджеров испытывают отвращение к этому виду деловой коммуникации.

Люди заседают часами, испытывают стресс, заболевают, конфликтуют. А зачастую так ничего и не решается.

Время расходуется, ситуация не улучшается. Чтобы формировать оптимальную корпоративную культуру, проводить эффективные совещания, принимать рациональные бизнес-решения совещания нужно скрупулезно планировать и готовить. Четко поставленная цель, детальная повестка дня, распределенные роли участников и, конечно, желание участников трудиться вместе — вот слагаемые экономии рабочего времени на совещании. Только в этом случае 1 — 1,5 часа совещания могут дать ощутимый бизнес-результат и мотивировать персонал.

Об этикетном поведении сотрудников на совещании стоит сказать особо:

никаких опозданий и ранних уходов, выключенные мобильные телефоны, отсутствие пререканий, публичные выступления лаконичные и по существу, настрой на сотрудничество, а не критиканство — вот что рекомендует бизнес-этикет.

«Поглотитель» времени — болтовня на частные темы. Традиционно российская деловая культура предполагает, что люди на работе не только трудятся ради успеха своей компании, но и получают эмоциональную поддержку. Для этого они, как правило, делятся своими личными проблемами, рассказывают, что и как произошло в их частной жизни, просят совета сослуживцев. Причем, происходит все это в оплачиваемое рабочее время! Трата десятков рабочих минут и часов на болтовню — примета многих компаний. С позиций делового этикета приносить на работу свои личные проблемы и тем более обсуждать их с коллегами — верх неприличия. Разумеется, находиться на службе с загадочным видом и не сообщать о себе никакой личной информации — это крайность. Здесь актуален вопрос меры и места. Когда, сколько и каких подробностей уместно поведать о себе своим сослуживцам. И главное — нужно ли им это, заинтересованы ли они в личных рассказах о чужой жизни, не поставят ли их подобные повествования в неловкое положение.

Этический аспект болтовни заключается в том, что время, которое оплачивает работодатель, многие тратят на свои личные нужды, таким образом, воруя его.

«Поглотитель» времени — длительные ожидания (например, условленной встречи). Опаздывать на работу, деловую встречу, совещание, переговоры, заставлять деловых партнеров ждать себя — значит, посягать на их время. К тому же, это презентация себя в качестве ненадежного, непредсказуемого, безответственного человека. За то время, пока твои партнеры ждали тебя, теряя свой «самый дефицитный ресурс» — время, они могли бы сделать что-то полезное, способствующее деловому успеху. 
А ты украл время, ограничив их, совершив интервенцию в чужую деловую жизнь. Всё это — признаки неуважения и пренебрежения. Такое поведение воспринимается как сигнал: «Ты не значимый, не ценный, можешь и подождать, ничего страшного с тобой не случится». Этот подход — вне приличий и вне этикета. Причем, не важно, почему ты опоздал: сломался будильник, застрял лифт, заглох мотор автомобиля, образовалась дорожная пробка… Вывод один — ты не уважаешь своего делового партнера. Захочет ли он в этом случае уважать тебя, понимать тебя, доверять тебе? Манера опаздываться не укрепляет репутацию и не работает на формирование позитивного имиджа. Немецкая поговорка гласит: «Того, кто опаздывает, наказывает жизнь».

Чтобы взять свое время в свои руки, эффективно управлять временем, профилактировать стресс, добиваться личных и профессиональных успехов, а также соблюдать требования делового этикета, деловому человеку важно выработать личные подходы к управлению временем. Для этого целесообразно учесть специфику деловой среды, особенности профессиональной деятельности, личные биоритмы и рекомендации по управлению временем.

Весьма полезными могут быть организационные принципы распорядка дня по Зайверту Л. 

Правила начала дня

• Начинай день с позитивным настроем.
• Хорошо позавтракай и без спешки — на работу.
• Начинай работу по возможности в одно и тоже время.
• Перепроверь план дня.
• Решив относительно простую задачу, создай себе хорошее настроение.
• Утром займись важными и сложными задачами.

Правила, касающиеся хода дня

• Фиксируй сроки выполнения заданий.
• Избегай действий, вызывающих обратную реакцию (перепроверяй все свои действия с точки зрения их необходимости).
• Отклоняй дополнительно возникающие неотложные проблемы.
• Избегай незапланированных импульсивных действий.
• Своевременно делай паузы и соблюдай размеренный темп работы.
• Небольшие однородные задачи выполняй сериями.
• Между серьезными делами делай паузы.
• Рационально завершай начатое (избегай «скачков в работе», перед прерыванием работы наметь следующую задачу, которую можно успеть завершить).
• Резервируй для себя спокойное время (1 час) для важных, но не срочных дел.
• Контролируй время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, многократно перепроверяй свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов).

Правила завершения рабочего дня

• Завершай несделанное (все начатые небольшие дела старайся завершить в течение одного дня).
• Осуществляй контроль результатов и самоконтроль.
• Составляй план на следующий день.
• Отправляйся домой с хорошим настроением: для этого определи важнейшее позитивное событие дня.

Береги свой «самый дефицитный ресурс» — время. Обращайся со своим временем так, как ты обращаешься со своими деньгами. Соблюдай этикет! Береги время своих деловых партнеров. Поступая так, ты экономишь их деньги. Безусловно, они оценят это!

P.S. Пока я писала эту статью, прошло какое-то время… Пока ты читал эту статью, прошло какое-то время… А ты не задумывался, может быть, это не время проходит, а мы проходим сквозь время?..

Что приходит тебе в голову, какие у тебя возникают ассоциации, когда ты слышишь слово «время»?

Вот такие ассоциации возникают у московских менеджеров со словом «время» (по материалам тренинга «Управление временем»):

Дорого, часы, минуты, циферблат, маятник, Спасская башня Кремля, годы, века, проходить, деньги, быстротечный, план, «остановись, мгновенье, ты прекрасно», не хватает, неповторимо, всё ставит на свои места, лечит, Емеля, печка, начало и конец, тянется, бежит, ушло, нельзя купить.

В списке манер, которые больше всего раздражают в деловом общении — опоздания стоят на первом месте.

Данные А. Маккензи (Цит. по книге Л. Зайверта «Ваше время — в Ваших руках»)
Из ста менеджеров:

• Лишь один имеет достаточно времени
• Десятерым требуется на 10 % больше времени.
• Сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного времени.
• Остальным не хватает 50 % времени.

Автор: Вера Кобзева,
по материалам www.kobzeva.ru

ZevsPortal.ru Для мужчин, покоряющих мир