Утверждены правила хранения записей теле-, радиопрограмм, имеющих историческую или культурную ценность

Средства массовой информации (теле-, радиоканалы) передают записи на постоянное хранение в государственные архивы. Паспорт архива организации составляется ежегодно и один раз в три года передается в соответствующий государственный архив для дальнейшего внесения сведений в Свод данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения, ведение которого предусмотрено Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».

Записи поступают в архив организации в виде:

1) законченных производством аудиовизуальных записей, образованных в деятельности данной организации или ее правопреемников;

2) оригиналов и копий аудиовизуальных записей на различных носителях информации, изготовленные в данной организации или поступившие из другой организации.

Записи передаются на постоянное хранение с сопроводительным письмом, к которому прилагаются:

1) для кинодокументов – аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;

2) для фонодокументов и видеодокументов – акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и другие документы, имеющие непосредственное значение к принимаемым фонодокументам и видеодокументам;

3) результаты экспертизы ценности записей, осуществляемой в соответствии с нормативными правовыми актами в области архивного дела и документации.

При приеме записей на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу, проверяет:

1) комплектность записей;

2) физическую сохранность записей;

3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации, предусмотренная в пункте 6 правил.

Принятая запись подлежит учету в журнале учета поступления и выбытия записей теле-, радиопрограмм, по форме согласно приложению 1 к правилам.

Записи подлежат внесению в описи по формам согласно приложениям 2, 3 и 4 к правилам и постоянному хранению в порядке, предусмотренном правилами.

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:

1) по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты;

2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;

3) единицам учета (комплектам);

4) цветности (цветные, черно-белые);

5) формату пленки (8 миллиметр (далее - мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации – фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.

Опись хранения записей имеет титульный лист описи документов постоянного хранения, по форме согласно приложению 5 к правилам, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись.

Специальные помещения для архива организации могут предусматриваться при строительстве или реконструкции административного здания организации. При отсутствии специального помещения для архива выделяются приспособленные помещения в административном здании организации.

Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится только после экспертизы, устанавливающей их пригодность (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническое состояние, наличие отопительных и вентиляционных систем).

Для архива организации предусматривается предоставление следующих помещений:

1) архивохранилища для хранения записей;

2) комната для работы исследователей (читальный зал);

3) рабочие комнаты для работников архива;

4) комнаты для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Полную версию приказа можно посмотреть здесь.

Приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования. По состоянию на 14.08.2012 года, приказ еще не введен в действие. Текст приказа будет опубликован в официальных СМИ.